Uno dei problemi di maggiore rilevanza nell'amministrazione di un condominio consiste nel potere dell’amministratore di cambiare fornitore o stipulare nuovi contratti senza preventiva autorizzazione dell’assemblea.

La firma di un nuovo contratto con altro gestore (si pensi ad esempio ai contratti di fornitura di energia elettrica, gas, pulizia delle scale...ecc), o la sottoscrizione di nuove condizioni contrattuali col medesimo gestore, sono compiti che, determinando un cambiamento rispetto ai rapporti e sopratutto alle condizioni economiche esistenti, non rientrano tra le competenze attribuite all’amministratore e che necessitano pertanto, per potersi considerare legittimi, della preventiva approvazione dell’assemblea o – quantomeno – della sua successiva ratifica. 

L’amministratore di condominio, una volta nominato dall’assemblea, assume l’incarico di mandatario del condominio stesso, assumendo tale tipo d’incarico l’amministratore ha il potere di agire in nome e per conto del condominio, nell’interesse di quest’ultimo ed entro i limiti delle competenze che specificamente la legge e l’assemblea gli attribuiscono.

Il Codice civile stabilisce che “l’amministratore deve gestire l’uso delle cose comuni e la prestazione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a tutti i condomini” (art. 1130 C.C.). 

Tali poteri di gestione riguardano  l’ordinaria  amministrazione, quindi  ciò  che  già  esiste, salvo casi eccezionali (si pensi ad esempio all’impresa di pulizie condominiale che improvvisamente disdica il contratto in essere e ciò comporti l’urgente necessità di sostituirla fino a nuova delibera assembleare).

Vero è che tra i poteri dell’amministratore rientrano i rapporti con i fornitori, ma tali rapporti devono limitarsi alla riscossione delle quote di spese dovute da ciascun condomino, al versamento delle bollette ed alle segnalazioni di malfunzionamenti e disservizi.

La sottoscrizione di un nuovo contratto con altro gestore, o la accettazione di nuove condizioni contrattuali col medesimo gestore sono compiti che, determinando un cambiamento rispetto ai rapporti ed alle condizioni economiche esistenti, non rientrano tra le competenze attribuite all’amministratore e necessitano quindi, per potersi considerare legittimi, della preventiva approvazione dell’assemblea o – quantomeno – della sua successiva rettifica.

Tale linea di pensiero è stata confermata anche dalla Corte di Cassazione, la quale in un caso analogo (riguardante la conclusione di un contratto di assicurazione da parte dell’amministratore, in assenza di consenso dell’assemblea) ha affermato che la stipula di nuovi contratti non rientra nel novero degli atti conservativi che la legge attribuisce all’amministratore (Cass. n. 8233 del 2007)

Al fine di dirimere ogni dubbio, sarebbe opportuno in sede di approvazione del bilancio preventivo, collegare il singolo costo al nome di un fornitore.

Infatti, se l’assemblea delibera che il costo per un certo servizio da mettere in preventivo è pari ad una certa somma, ma non stabilisce che debba essere una determinata impresa ad eseguire quel lavoro o quella fornitura, l’amministratore, in ragione del costo preventivato si potrà ritenere (erroneamente) libero di scegliere l’impresa che ha un costo simile, se non inferiore.

In definitiva, l’amministratore che decide di propria iniziativa e non vede ratificato il proprio operato dall’assemblea, può essere soggetto ad azione di revoca per gravi irregolarità nella gestione, rappresentate in particolare dall’inadempimento delle incombenze che gli spettano per legge e per “eccesso di potere”, ossia per aver operato al di là dei compiti che la legge e l’assemblea gli hanno affidato.

Infine, se il cambio di gestore è avvenuto – a detta dell’amministratore – in ragione del passaggio ad una “tariffa più conveniente”, a fronte di sconti particolari riconosciuti dal gestore all’amministratore personalmente, egli potrà essere revocato per avere agito in "conflitto d’interessi".